Un logiciel de gestion est un outil qui a pour but de faciliter les différentes tâches et activités récurrentes d’une entreprise. Connues sous le nom de progiciel ou d’ERP, ces solutions informatiques sont devenues indispensables à l’heure du tout numérique.
Il est aujourd’hui presque indispensable de gérer une société avec un tel outil de gestion. Pour autant, il doit répondre à la taille et aux besoins de son entreprise (TPE, PME, ETI…). Plusieurs logiciels ont vu le jour et leurs éditeurs redoublent d’ingéniosité et de performance pour satisfaire leurs futurs clients.
Cependant, pour choisir le logiciel le plus efficace possible, plusieurs critères sont à prendre en compte.
1. Définir les besoins de l’entreprise avant l’outil de gestion
Tout d’abord, il faut vous demander pourquoi vous avez besoin d’un tel logiciel. Et surtout, quelles sont les tâches quotidiennes qui doivent être optimisées et mieux maîtrisées :
- Gestion des clients, des devis, des commandes jusqu’à la facturation
- Gestion des notes de frais,
- Planification et suivi de projets,
- Gestion et pilotage des ressources humaines…
En faisant cette cartographie de vos besoins fonctionnels et quotidiens vous pourrez déterminer s’il faut un outil dédié ou plusieurs outils. Prenez le temps de répondre à cette question et de lister ce dont vous avez besoin. Vous pourrez alors y voir plus clair.
Pensez d’abord à votre organisation avec vos ressources, vos activités clés, le niveau de maturité numérique, vos enjeux actuels et futurs… Puis regardez vos processus c’est à dire vos façons de travailler, vos tâches. Terminez enfin par la question des outils.
Il n’est pas nécessaire :
- d’opter pour le meilleur logiciel existant ou pour le plus onéreux
- de chercher le mouton à 5 pattes
Le plus important est qu’il couvre le maximum de vos besoins et qu’il soit évolutif. Donc n’hésitez pas à benchmarker.
2. Penser aux perspectives d’évolution de votre société
Selon son succès et selon ses ambitions, une entreprise est amenée à grandir et à évoluer. Dès lors, ses besoins ne seront plus les mêmes. Comme nous le disions, lorsque vous voudrez choisir un logiciel de gestion d’entreprise, pensez toujours à un outil évolutif qui :
- Disposera des dernières mises à jour – Maintenance
- Sera compatible avec d’autres logiciels – Interopérabilité
- Prendra en compte le volume de données que vous traitez – Scalabilité
- Tiendra compte du nombre d’employés qui va travailler avec cet outil – Utilité
Plutôt que de migrer vers une autre solution, restez fidèle à celui que vous avez, tant qu’il sait évoluer comme il se doit.
3. Prendre en compte la maturité numérique de ses employés
Au sein d’une entreprise, chaque personne est différente en termes de maîtrise des outils et de vitesse d’apprentissage. Il faut donc être conscient de cela pour préparer les évolutions étapes par étapes et en toute bienveillance.
De même, les personnes de l’entreprise sont parfois amenées à se déplacer. Choisir un outil qui peut être autant utilisable sur son ordinateur portable que sur son smartphone peut se révéler pratique et bénéfique pour gagner du temps, améliorer la productivité et le niveau de collaboration de l’entreprise.
De nombreux logiciels de gestion abordables sont d’ailleurs accessibles en version Cloud, et permettent à ses utilisateurs de pouvoir accéder aux différents modules, tout en protégeant leurs données.
4. Définir votre budget
Le but d’intégrer un logiciel de gestion d’entreprise est de vous faire gagner du temps. De ce fait, le prix reste une donnée importante dans le choix que vous ferez de votre logiciel. En fonction de votre entreprise, de ses besoins et de ses fonctionnalités, il vous faudra donc voir ce que va vous apporter ce logiciel. Vous pouvez également trouver des logiciels en open source » qui sont libres de droit et gratuits la plupart du temps.
Avec Numeezy, nous utilisons plusieurs solutions open source pour les besoins de votre entreprise.
